ฝ่ายเลขานุการ เดิมเป็นส่วนหนึ่งของแผนกธุรการ โรงพยาบาลจุฬาลงกรณ์ ต่อมาในปี พ.ศ. 2524 ผู้อำนวยการโรงพยาบาลจุฬาลงกรณ์ พิจารณาเห็นว่า การปฏิบัติงานด้านงานสารบรรณ งานการเจ้าหน้าที่ งานประชาสัมพันธ์งานไปรษณีย์ และโทรศัพท์ ยังไม่คล่องตัวเท่าที่ควร ประกอบกับโรงพยาบาลจุฬาลงกรณ์ เป็นกองแยกหนึ่งของสภากาชาดไทยที่มีปริมาณงานสูงและมีเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานเป็นจำนวนมาก มีหน่วยงานต่าง ๆ ในสังกัดทั้งสิ้น 32 แผนก (ในขณะนั้น)
นอกจากงานที่จะต้องติดต่อประสานงานกับแผนกต่าง ๆในโรงพยาบาลแล้ว ยังมีงานที่ต้องติดต่อกับ คณะแพทยศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย และ สำนักงานต่าง ๆ ของสภากาชาดไทย รวมทั้งหน่วยงานราชการและเอกชนอีกเป็นจำนวนมาก เห็นสมควรให้ตั้งแผนกใหม่ขึ้นอีกแผนกหนึ่ง เพื่อให้งานมีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น จึงนำเสนอสภากาชาดไทยเพื่อพิจารณาตั้งแผนกเลขานุการ โดยความเห็นชอบของที่ประชุมคณะกรรมการเจ้าหน้าที่สภากาชาดไทย ครั้งที่ 23/2524 เมื่อวันที่ 6 ตุลาคม พ.ศ. 2524 และที่ประชุมกรรมการสภากาชาดไทยครั้งที่ 191 เมื่อวันที่ 21 ตุลาคม พ.ศ. 2524 จึงมีมติให้ตั้งแผนกเลขานุการ โดยใช้อาคารอำนวยการเป็นสถานที่ทำงาน และให้โอนเจ้าหน้าที่ในส่วนรับผิดชอบทั้งหมดจากแผนกธุรการ จำนวน 36 คน มาสังกัดแผนกเลขานุการ ตั้งแต่วันที่ 3 มกราคม พ.ศ. 2525 และได้เปลี่ยนชื่อเป็น ฝ่ายเลขานุการ เมื่อปี พ.ศ. 2540
พันธกิจ
ให้บริการงานด้านสารบรรณ รับ-ส่งเอกสาร ออกประกาศคำสั่งต่างๆ,บริหารจัดการงานประชุมของผู้บริหาร จัดการเอกสารให้ผู้บริหารสั่งการไปยังหน่วยงานต่างๆ , ประสานงานและอำนวยความสะดวกให้ผู้มารับบริการในเรื่องต่างๆ
ความภาคภูมิใจของฝ่าย
นำระบบสารบรรณอิเลกทรอนิกส์ มาใช้ในงานสารบรรณของโรงพยาบาลจุฬาลงกรณ์ ในปี พศ.2548 ปัจจุบัน ได้ขยาย ระบบสารบรรณอิเลกทรอนิกส์ ครอบคลุมทุกฝ่าย / ศูนย์ และทุกหอผู้ป่วยในโรงพยาบาลจุฬาลงกรณ์
รางวัล
เจ้าหน้าที่ของฝ่ายเลขานุการ ได้รับการคัดเลือกเป็นเจ้าหน้าที่ดีเด่น และได้รับรางวัลในวันสถาปนาโรงพยาบาลจุฬาลงกรณ์ จำนวน 11 คน จากเจ้าหน้าที่ฝ่ายเลขานุการจำนวนทั้งหมด 40 คน
เจตจำนง
ฝ่ายเลขานุการ ให้บริการด้วยความถูกต้อง ครบถ้วน ทันเวลา ที่กำหนด รักษาความลับของเอกสาร เป็นที่พึ่งพอใจของผู้รับบริการ โดยให้บริการด้านงานสารบรรณ เอกสารคุณภาพของโรงพยาบาล งานเลขานุการกิจ งานการประชุมของผู้บริหาร งานบริการด้านเอกสารเกี่ยวกับสิทธิประโยชน์ผู้ป่วย งานกิจกรรมต่าง ๆ ของโรงพยาบาล และการประสานงานด้านเอกสารและกิจกรรม ต่างๆ ของคณะผู้บริหาร
ฝ่ายเลขานุการ แบ่งโครงสร้างเป็น 3 ด้าน ได้แก่
- งานเลขานุการกิจ
- งานการประชุม
- งานสารบรรณและกิจกรรมพิเศษ
ภารกิจที่หน่วยงานสนับสนุน
1. งานเลขานุการกิจ
ทำหน้าที่เป็นเลขานุการของผู้บริหาร ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร หาข้อมูลเพิ่มเติมให้ครบถ้วน ถูกต้อง ก่อนนำเสนอผู้บริหารพิจารณาสั่งการ ดูแลการนัดหมาย และอำนวยความสะดวกต่างๆ
2. งานการประชุม
บริหารจัดการงานประชุมของคณะกรรมการอำนวยการกลุ่มบริการทางการแพทย์ และการประชุมของคณะกรรมการต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับนโยบายการบริหารงานของโรงพยาบาล
3. งานสารบรรณและกิจกรรมพิเศษ
ให้บริการด้านงานสารบรรณ ได้แก่ การรับ -ส่งเอกสาร ทั้งภายใน และภายนอกโรงพยาบาล การผลิต จัดทำเอกสาร ประกาศ คำสั่ง หนังสือเวียน จัดทำหนังสือ ส่งออก ทั้งภายใน และภายนอกโรงพยาบาล การจัดเก็บ และการค้นหาเอกสารต่างๆในระบบสารบรรณอิเลกทรอนิกส์ งานเอกสารคุณภาพของโรงพยาบาล งานเอกสารการรักษาพยาบาลเพื่อสิทธิประโยชน์ของผู้ป่วย งานรับบริจาคสิ่งของ งานกิจกรรมพิเศษต่างๆของโรงพยาบาล และการประสานงานร่วมกิจกรรมต่างๆของสภากาชาดไทย
4. งานเอกสารคุณภาพ
จัดการเอกสารคุณภาพของโรงพยาบาลจุฬาลงกรณ์
5. กิจกรรมอื่น ๆ ของฝ่าย
ฝ่ายเลขานุการ ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบจัดกิจกรรมต่าง ๆ ของโรงพยาบาลและมีกิจกรรมที่นอกเหนือจากกิจกรรมปกติที่จัดเป็นประจำปี เช่น พิธีวางพวงมาลา พิธีเปิดอาคาร พิธีเปิดป้ายชื่ออาคารภายในโรงพยาบาล งานเดิน-วิ่งการกุศล เพื่อหารายได้บำรุงโรงพยาบาลจุฬาลงกรณ์ ตามวาระพิเศษ รวมทั้งกิจกรรมพิเศษที่ร่วมกับสภากาชาดไทยในโอกาสพิเศษต่างๆ
